MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

Mata Pelajaran : Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran
Standar Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi
Kompetensi Dasar : Mengurus/menjaga sistem dokumen
Indikator :
• Dokumen disimpan/defile sesuai dengan prosedur keaman perusahaan
• Referensi dan sistem indeks dimodifikasi dan diupdate sesuai dengan prosedur perusahaan

I. Tujuan Pembelajaran :
• Siswa dapat mengetahui penggolongan surat atau dokumen kantor
• Siswa dapat mengetahui proses surat masuk
• Siswa dapat mengetahui proses surat keluar
• Siswa dapat mengetahui cara mengagendakan surat
• Siswa dapat mengetahui teknik mengindeks
• Siswa dapat mengetahui cara sistem penomoran surat
• Siswa dapat mengetahui cara penyimpanan surat

II. Materi Ajar (Materi Pokok):
• Macam – macam dokumen – dokumen kantor
• Referensi dan sistem indeks
• Sistem penomeran surat
III. Bahan Ajar :






PENGGOLONGAN SURAT ATAU DOKUMEN KANTOR

A. PENGOLONGAN SURAT ATAU DOKUMEN KANTOR
Dalam suatu kantor, baik instansi pemerintah maupun swasta, dalam kegiatan sehari-harinya terjadi arus penerimaan dan pengeluaran surat. Ada surat yang datang dan ada pula surat yang keluar. Semua surat yang datang dan keluar itu sendiri dari berbagai macam jenis, ada jenis surat pribadai, surat dinas, dan ada pula surat rahasia.
Dengan banyaknya surat yang datang maupun keluar, maka perlu pengelolaan yang baik, sehingga tidak menghambat penyampian informasi. Untuk menangani hal semacam ini,diperlukan teknik dan metode yang baik dalam pengelolaanya.
Sebelum membahas pengelolaan surat, kita harus tahu dulu surat atau dokumen apa saja yang dikelola dalam suatu kantor. Pada dasarnya ada bebrapa macam dokumen kantor, yaitu sebagai berikut ;
1) Warkat biasa, adalah sebuah dokumen yang semula mempunyai nilai atau kegunaan penting, tetapi akhirnya menjadi tidak berguna,misalnya surat lamaran.
2) Dokumen yang tidak penting (non esensial), yaitu dokumenyang nilai kegunaanya bersifat sementara, dokumen ini dapat diganti dan secara berkala dapat dimusnahkan.
3) Dokumen penting (important), adalah dokumen yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa datang, dan mempunyai nilai guna yang sangat besar. Dokumen ini sangat membantu dalam kelancaran kegiatan organisasi. Dalam dokumen ini harus dismimpan dalam jangka waktu yang lama.
4) Dokumen atau warkat sangat penting (vital), yaitu dokumen yang mempunyai nilai sejarah dan ilmiah, yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya.
Macam-macam dokumen kantor tersebuut, dapat dikelola dengan system yang baik sesuai dengan kebutuhan kantor tersebut. Dalam pengelolaannya dapat dilakukan dengan dua sitem yaitu sistem bukuagenda dan sistem kartu kendali.
B. PENGURUSAN SURAT MASUK MASUKDAN KELUAR DENGAN SISTEM BUKU AGENDA
1. Proses surat masuk dengan sistem buku agenda
Langkah-langkah pengurusan surat masuk adalah sebagi berikut :
a. Penerimaan
Tugas penerimaan surat dilakukan dengan cara :
 Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang msuk
 Meneliti ketepatan alamat pengirim
 Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya
 Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda surat telah diterima
b. Penyortiran
Penyortiran adalah memisah-misahkan surat sesuai dengan kepentingaanya. Adapun tujuannya adalah :
 Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat yang msuk,
 Untuk menentukan prioritas penangannanya,
 Untuk mempermudah pengawasan.
Dalam penyortiran, setiap surat harus dipisahkan sesuai dengan bagian masing-masing, yaitu sebagai berikut :
 Memisahkan surat untuk pimpina, sekertaris, dan karyawan.
 Memisahkan surat dinas, termasuk surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.
 Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus seperti surat tercatat atau terdaftar, surat kilat, surat rahasia, surat pribadi, dal lain-lain.
 Membaca dan meneliti isi surat agar dapat meberi saran kepada piminan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan golongan surat, golongan surat itu terdiri dari surat dinas, surat rutin atau biasa, surat penting, dan surat dinas rahasia.
c. Pencatatan
1) Pembukaan sampul
Bila surat yang datang bukan surat rahasia maka surat tersebut boleh dibuka oelh bagian yang berwenang dengan cara membuka amplop, membaca, meneliti isi surat agar peimpinan dapat cepat menangkap maksud dari isi surat tersebut dengan menggarisbawahi kata-kata kalimat yang dianggap penting yang dilakukan oelh bagian kearsipan, kepala sekertariatan, atau menurut kebijakan pimpinan.
Dan apabila surat itu bersifat pribadi atau rahasia tidak boleh dibuka langsung, tetapi harus disampaikan secara tertutup kepada yang bersangkutan.
2) Pemeriksaan lampiran lampiran dan pemberian tanggal
Setelah surat dibuka, diberi stempel agenda yang di dalamnya berisi tanggal penerimaan surat dan dilanjutkan dengan memeriksa kelengkapan surat yang terdiri dari ;
 Nomor surat,
 Alamat surat,
 Perihal,
 Lampiran.
Jika dalam kenyataannya jumlah lampiran tidak sesuai dengan lampiran tidaksesuai dengan lampiran yang sebenaranya, atau ada yang hilang maka harus delakukan.
 Surat dicap denagn keterangan lampiran tidak ada
 Member tanda pada surat pengantar bahwa ada lampiran yang hilang
 Dicatat dalam sebuah buku atau daftar
Hal yang harus diperhatikan dalam meneliti lampiran adalah sebagai berikut :
a) Sifat lampiran
Dalam hal ini kemungkinan ada kekeliruan dalm lampiran tidak sesuai dengan keterangan dalam surat,tapi jumlah lampirannya cocok.
b) Cara pengiriman lampiran
Pengiriman yang dilakukan melalui pos tersendiri terpisah dengan surat,inidisebabkan karenabanyaknya lampiran.
c) Jenis lampiran
Lampiran yang dikirim merupakan surat berharga seperti cek, uang, wesel, atau kuitansi.lampiran semacamini harus segera dipisahkan dan dicatat dalam daftar tersendiri, sedangkan isilampiran harus segera disimpan.
d. Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan surat masuk,yaitu mencatat surat-surat yang datang ke dalam buku agenda masuk atau disebut Daili Mail Record/ dengan menggunakan buku penerimaan hairan. Surat inidiberi nomor penerimaan tersendiri. Petugas yang melakasanakan ini disebut agendaris (mail Check).
1) Buku agenda tungggal adalah untuk mencatat surat masuk yang dicatat dalam satu buku atau satu daftar penerimaan harian.
2) Buku agenda kembar adalah sebuah buku untuk mencatat semua surat yang masuk dan juga mencatat semua surat keluar atau yang dikirim oleh kantor. Bentuknya merupakan penggbungan dari surat masuk dan surat keluar.
e. Pengarahan surat masuk
Surat yang telah selesai diagendakan perlu diproses lebih lanjut, petugas mengarahkan dan meneruskan surat tersebut kepada pejabat berwenang. Pengarahan surat ini, biasanya ditulis dalam lembar disposisi (action slip). Disposisi adalah catatan, saran tau tanggapan setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Ada dua macam dispossi yang biasa digunakan yaitu :
 Disposisi langsung, yaitu diposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat
 Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang ditulis pada lembar diposisi sendiri
Prosedur pengarahan yang menggunakan lembar disposisi adalah sebagi berikut :
 Surat masuk harus disertai lembar disposisi oleh sekertaris atau kepala tata usaha
 surat sudah lengkap diteruskan kepad kepemimpinan untuk memperoleh tanggapan dengan member instruksi atau informasi pada lembar diposisi
 surat yang telah mendapat diposisi dikembalikan lahi ke sekrestaris. Dan dilanjutkan ke unit pengolah untuk diproses dengan lambar disposisi.




f. Penyampian surat
Setelah surat diagendakan dan diarahkan sesuai dengan kepentingannya maka tugas yang dilakukan oleh seseorang pengarah adalah sebagai berikut:
 Surat yang berdisposisi catat dalam buku ekspedisi intern buku ekspedisi intern adalah buku catatan yang dapat menunjukkan bukti dalam penyampaian surat dalam suatu organisasi.
 Kemudian surat disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan di paraf sebagai tanda terima surat.
 Petugas pengarah mengembalikan kepada urusan agenda untuk dicatat dalambuku pengarah.
Buku ekspedisi intern merupakan bukti dalam pencapaian surat kantor dalam buku ini pejabat harus member paraf pada kolom yang telah disediakn.

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan surat masuk merupakan kegitan kearsipan yang dilakukan oleh petugas kearsipan yang dilakukan oelh petugas kearsipan dengan menggunakan sistem tertentu sesuai dengan prosedur yang ada dengan tujuan agar arsip atau surat yang disimpan dapat dengan cepat ditemukan kembali pada saat diperlukan.
Surat yang penyampaiannya masih ditangani oelh sekretaris merupakn arsip dinamis. Arsip sinamis ini adalah sebuah surat atau dokumen yang sewaktu-waktu masih diperlukan untuk bahan pertimbangan.langkah yang digunakan dalam menyipan arsip dinamis yaitu :
 Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi, apakah surat tersebut sudah boleh disimpan.
 Mengindeks atau meberi kode pada surat tersebut.
 Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian dan tujuan surat.
 Menyimpan de dalam map (folder).
 Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang digunakan.

2. Menggendalikan surat keluar dengan buku agenda
a. Perisiapan
Dalam pengelolan surat memerlukan segala persiapan dan alat – alat untuk menunjang kepada pengelolaan yang baik, pengelolaan ini tidak terlepas dari penyusunan surat, di mana salah satunya adalah persiapan.dalam persiapan menulis surat harus memperhatikan hal- hal di bawah ini :
1) Menentukan jenis, ukuran,dan warna kertas yang tepat untuk digunakan dalam menulis surat.
2) Mengemukakan ide, fakta, dan nformasi yang lengkap dan mudah dimengerti.
3) Menentukan bentuk surat yang stansar sesuai dengan jenis organisasi.
4) Menggunakan bahasa Indonesia yang baku.
5) Menghindarkan singkatan – singkatan yang tidak lazim, kata – kata sulit, dan istilah – istilah yang tidak umum.
6) Menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan sopan.
Setelah memperhatikan hal – hal tersebut, penulis surat harus menegetahui masalah apa yang akan disampaikan kepada penerima surat atau orang atau organisasi yang dituju serta bagaimana urutan penyesunannya. Seorang penulis surat harus memperhatikan petunjuk dari pimpinan atau orang yang minta dibuatkan surat, dan surat yang disusun harus sesuai dengan catatan yang siberikan. Dengan demikian, tidak akan terjadi salah arti.
b. Pembuatan konsep surat
Sebelum surat diketik biasanya surat tertuang dalambentuk konsep.konsep surat biasanya dibuat oleh sekretaris atau bagian tata usaha dengan idenya dari pimpinan atau dari kepala bagian atau seksi. Konsep surat ini tergantung pada jenisnya.kalau surat itu bersifat rahasia maka yang membuat suratnya otomatis yang mempunyai ide bisa pimpinan atau yang lainnya
Dalam surat rahasia. Yaitu mulai dari membuat konsep samapi pada penegtikan serta penyimpulan dilakukan oleh pimpinan itu sendiri.
Sebaliknya, jika suratnya bersifat biasa atau penting mak pimpinan bisa menugaskan kepada bawahan untuk menulis konsep surat. Tetapi sebelum diketik, konsep yang sudah ditulis itu diajukan dulu kepada pejabat yang berwanang untuk diperiksa kembali. Dalam memeriksa konsep surat tersebut menggunakan tanda koreksi Tanda Koreksi adalah tanda – tanda yang umum digunakan untuk membentulkan kesalahan-kesalahan, seperti slah satu, salah cetak, kurang tanda baca, atau kesalahan lainnya.
Setelah selesai dibuat, konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan denngan cara membutuhkan paraf pada blangko lembar konsep.konsep yang telah disetujui,kemudian diregistrasikan.
Dalam pembuatan konsep ini hendaknya susunan dengan terperinci sesuai aturan kepada siapa surat itu ditunjukan, isi surat harus benar, jelas, dan tidak bertele – tele langsung ke tujuan surat. Dalam hal inni sekretaris harus benar – benar meneliti, mempelajari konsep surat tersebut, kalau sudah dianggap benar diserahkan kepada pimpinan.


c. Pengetikan surat
Membuat atau mengetik surat adalah salah satu aktivitas pekerjaan ketetausahaan yang terdapat dalam suatu kantor.dalam pengertian surat, ada hal- hal yang harus diperhatikan, yaitu :
1) Pemakaian surat,
2) Bentuk-bentuk surat,
3) Redaksi surat.
Surat yang akan diketik harus kelihatan rapi, harus diketik pada kertas yang bagus, rapi, dan sistematis, sehingga dapat menarik perhatian bagi orang yang membacanya. Bentuk surat yang digunakan harus sesuai dengan kepentingannya.
Bentuk surat yang biasa digunakan ada beberapa macam,yaitu :
1) Bentuk surat full block style
2) Bentuk surat block style
3) Bentuk surat resmi block style
4) Bentuk surat hanging paragraph
5) Bentuk surat idented style
6) Bentuk surat dinas
Dalam pengetikan surat, terlebih dahulu harus mengetahui apa saja yang harus diketik dan peralatan apa yang dipakai. Penetikan surat dinas dan pengetikan surat niaga akan berbeda, sesuai dengan bentuk surat yang biasa dipakai di kantor tersebut.
Untuk mengetahui proses penegtikan surat dinas, adalah sebagi berikut :
1) Pengetikan kapala surat, biasanya untuk kepala surat sudah tercetak dalam kop suratnya. Kop surat yang lengkap terdiri dari nama badan usaha/lembaga/kantor,alamat, nomer telepon alamat kawat, dan sejenisnya. Supaya menarik logo. Perhatian kepala surat harus memakai logo.perhatikan kepala surat yang belum tercetak terdiri dari:
a) logo dan lambang dicetak disebelah kiri atas,
b) nama instansi ditulis lengkap dengan huruf kapital
c) alamat instansi ditulis lengkap dengan huruf kapital
d) singkatan harus dihindari
e) nama kota harus diikuti dengan kode pos,
f) jika ada, pencantuman nama atau alamat kantor, cabang,banker, dan jenis usaha, karena kepala surat itu merupakan reklame bagi suatu kantor.
2) Penegtikan alamat yang dituju, isi surat, dan penutup sisesuaikan dengan surat yang diketik. Bisa menggunakan bentuk full block ,block style, atau menggunakan bentuk dinas, ini disesuaikan dengan kepentingannya.

d. Pentaklikan
Pentaklikan adalah surat yang sudah diketik yang memerlukan koreksi (pemberian cek list) oleh pimpinan, dimana pimpinan tersebut sudah memeriksa dan menyetujui surat yang telah diketikitu dengan tidakada kesalahan dan siap untuk dikirimka.

e. Pencatatan
Setelah surat diketik maka surat tersebut dikembalikan lagi kepada pejabat yang berwenang untuk ditanda tangani. Surat yang telah di tandatangani diberi cap dan disertai kelengkapan lainya seperti (lampiran,amplop) menjadi surat dinas resmi. Sebelum dimasukan ke amplop ada beberapa cara melipat surat:
1) Lipatan tunggal
2) Lipatan ganda sejajar
3) Lipatan buku
4) Lipatan akordion
5) Lipatan model baron
6) Lipatan model perancis
Setelah dicap atau stempel, kemudia dicatat ke dalam buku verbal. Buku verbal adalah buku agenda yang khusus dipakai untuk mencatat surat-surat resmi keluar.
Setelah selesai dicatat dalam buku verbal kemudian surat tersebut dilipat dan dimasukkan ke amplop. Dengan demikian, surat tersebut siap untuk dikirimkan atau diserahkan kepada bagian ekspedisi.

f. Pengiriman
Tugas seorang ekspesisi yaitu mengirimkan surat kepada instansi atau orang yang dituju oleh surat tersebut.pengiriman surat keluar terbagi dalam dua baian, yaitu pengiriman surat keluar inter dan pengiriman surat keluar ekstern. Pengiriman surat keluar intern adalah pengiriman surat yang dilakukan dalam saatu organisasi atau kantor itu sendiri dengan mempergunakan buku ekspedisi intern. Pengiriamn surat keluar ekstern adalah pengiriman surat keluar organisasi atau kantor tersebut dengan mempergunakan buku ekspedisi ekstern.
Urusan ekspedisi mempunyai tugas sebagai berikut :
• Mencatat surat yang siap dikirimkan dalam buku ekspedisi, baik intern muapun eksern.
• Menyelenggarakan kelancaran pengiriman surat dengan baik sesuai prosedur, agar terjalin komunikasi dengan lancer.
• Yang melaksanakan pengiriman surat, biasanyapetugas surat kurir.
• Untuk surat yang melalui pos, petugas ekspedisi, atau kurir mengantar surat ke kantor pos dan mengambil surat-surat ada dalam kotak pos.
• Pengiriman surat harus memakai buku pos tercatat.

g. Penyimpanan surat
Surat – surat yang telah selesai diproses, mulai dari pembuatan konsep, pengetikan, penandatannganan samapi pada pengiriman maka lembarab kedua (salinan) surat tersebut harus disimpan oleh seorang sekertaris.

C. PENGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DENGAN SISTEM KARTU KENDALI

1. Pengurusan surat masuk dengan sistem kartu kendali

Kartu kendali adalah kertas tipis yang berukuran 10 x 15 cm berisi kolom–kolom untuk mencatat surat masukdan keluar serta untuk mengendalikan surat. Penggunaannya bisa rangkap dua atau lebih sesuai dengan kebutuhan kantor.
Kolom – kolom dalam kartu kendali terdiri atas :
a. Kolom indeks,yaitu kolom untuk menuliskan kata lengkap sebagai petunjuk utama surat.
b. Kolom tanggal,yaitu kolom untuk mencantumkan nomor urut surat, huruf M untuk surat masuk huruf K untuk surat keluar.
c. Kolom nomor urut, yaotu kolokuntuk mencatat nomor urut surat.
d. Kolom huruf M/K, yaitu huruf M untuk surat masuk dan huruf K untuk surat keluar.
e. Kolom kode, yaitukolomuntuk menuliskan kode klasifikasi arsip.
f. Kolom isi ringkas, yaitu kolom untuk ringkasan isi surat.
g. Kolom lampiran, yaitu kolomyang diisi dengan keterangan mengenai jumlah dan jenis lampiran yang menyertai surat.
h. Kolom dari, yaitu kolom untuk mencatat dari mana asal surat itu datang
i. Kolom kepada, yaitu kolom untuk mencatat kepada siapa surat itu ditujukan.
j. Kolom tanggal, yaitu kolom untuk mencatat tanggal surat.
k. Kolom nomor, yaitu kolom untuk mencatat nomor surat.
l. Kolom pengelolah, yaitu kolom untuk mencatat pejabat pengelolah.
m. Kolom paraf, yaitu kolom untuk paraf penerima surat.
n. Kolom catatan, yaitu kolomuntuk mencatat keterangan lain yang dianggap perlu.
Pada saat ini, baik di kantor-kantor pemerintah maupun swasta, system kearsipan dengan kartu kendali banyak digunakan. Dengan menggunakan system kendali maka berbagai kegiatan penanganan surat mulai dari pencatatan sampai dengan penemuan kembali dapat dilakukan dengan lebih mudah. Dengan demikian, penanganan surat masuk ataupun keluar dapat dilakukan dengan efisien dan efektif.
Penanganan surat dengan kartu kendali dapat dibedakan atas tiga macam, yaitu sebagai berikut :

• Surat penting adalah semua surat di dalamnya memuat masalah-masalah popup yang dapat mempengaruhi berhasil atau tidaknya tercapainya tujuan.
• Surat biasa yaitu surat rutin yang isinya singkat dan tidak perlu disimpan lama.
• Surat rahasia, adalah surat tertutup yang langsung ditunjukan kepada orang yang ditunjuk dengan pemrosesannnya dilakukan dalamkeadaan tertutup.
a. Prosedur surat masuk penting
1) Penerima surat
Penerima surat bertugas:
• Menerima surat dan memeriksa kebenaran alamat
• Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang ditunjuk
• Mengelompokan surat terbuka dan tertutup
• Membuka surat
• Membubuhkan stempel
2) Pencatat surat
Pencatatan surat, tugasnya mencatat dalam lambar kartu kendali, terdiri dari 3 lembar kartu yaitu warna merahmuda, kuning dan putih, lalu diteruskan ke pengolah.
3) Pengarah surat
Pengarah surat berfungsi :
• Menentukan arah surat ke unit mana surat itu disampaikan
• Memisahkan surat masuk untukpimpinan dengan yang langsung ke unit pengelolah. Untuk pimpinan berisi tentang masalah kebijakan dan untuk pengolah adalah surat yang bersifat rutin.
Pengarahan surat bertugas :
• Menerima surat penting dengan 3 lembar kartu kendali (dari pencatat surat)
• Mengontrol kebenaran pengisian kartu kendali, dan mengisi kolom: kode masalah atau indeks, serta pengolah yang dikosongkan oleh pencatat(dikhwatirkan pencatat tidak dapat mengisi kolom tersebut dengan tepat).
• Surat berserta kartu kendali (kuning dan merah atau lembar 2 dan lembar 3) diteruskan ke unit pengolah.
• Kartu kendali (putih/lembar 1) disimpan oleh pengarah dalam kotak kartu kendali sebagai alat pengendali surat.
Catatan : kartu kendali (putih/lembar 1) setelah dikumpulkan selama satu tahun, dijilid dan fungsinya adalah sebagai “buku agenda” dalam sistem lama.
4) Unit pengelola
Unit pengelolah (unit kerja) terdiri atas:
• Pimpinan unit pengelola
• Tata usaha unti pengelola
• Pengelola surat atau pelaksana sesuai dengan disposisi dari pimpinan
a) Pimpinan unit pengelola bertugas
• Menulis disposisi atau instruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh petugas tata usaha
• Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi.
b) Tata usaha pengelola bertugas
• Menerima kartu kendali (kartu kuning dan merah atau lembar 2 dan lembar 3).
• Kartu kendali tersebut (2lembar) di paraf. Kartu kendali kuning atau lembar 2 dikembalikan ke piñata surat (setelah silihat parafnya oleh pengarah surat).
• Kartu kendali (merah lembar ke 3) disimpan untuk sementara oleh tata usaha unit pengelolah, kemusian surat yang telah diengkapi dengan disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unti pengelola untuk dimintakan disposisi dari pimpinan.
c) Petugas atau pelaksana tugasnya
• Menerima surat berserta lembar disposisi
• Memproses surat sesuai dengan instruksi pimpinan
• Mengembalikan surat ke tata usaha unit pengelola. Surat disampaikan ke penata arsip.
• Kartu kendali warna merah ditukarkan dengan kartu kendali warna kuning, sebagai tanda bahwa surat telah selesai diproses.

5) Penata arsip
Penata arsip bertugas :
• Menerima kartu kendali (kuning atau lembar 2) yang telah diparaf oleh petugas tata usaha dan menyimpan dalam kotak kartu kendali.
• Menerima surat yang telah diproses dari tata usahadanmenukar kartu kendali lembar 2 dengan kartu kendali lembar 2 dengan kartu kendali lembar 3.
• Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode.
• Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.
b. Surat masuk biasa
Untuk menangani masalah surat masuk biasa (rutin), prosesnya lebih sederhana dari pada penting, pencatatannya menggunakan lembar pengantar surat biasa.
Tugas pecatat dalam surat biasa adalah :
• Mengumpulkan surat biasa selama 1 atau 2 hari mencatat dalam lembar pengantar rangkap dua.
• Menyerahkan surat dan dua lembar pengantar kepada unit pengelola
• Menyimpan lembar pengantar 1 setelah diparaf unit pengelola.
• Menerima surat dan member paraf pada lembar pengantar
Unit pengelola tugasnya:
• Menyimpan lambar pengantar 2
• Menyerahkan lembar pengantar 1 kepada pencatat di unit kearsipan
• Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan surat kepada pengelolah atau pelaksana.

c. Surat masuk rahasia
Surat masuk rahasia dicatat ke dalam lembar pengantar rahasia rangkap 2, disampaikan langsung kepada alamat yang dituju dalam keadaan tertutup.


2. Pengurusan surat keluar dengan sistem kartu kendali
a. Pengurus surat penting keluar dengan kartu kendali
Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan, juga dapat dilakukan oleh unit pengelolah, asalkan kartu kendali I dan kartu kendali II diserahkan ke unit kearsipan. Maksudnya unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang dan telah diproses di unit pengolah.
1) Unit pengolah
Tugas tata usaha unit pengeloah:
• Mengisi kartu kendali rangkap 3
• Kartu kendali lembar III ditinggal di tat usaha unit pengolah
• Kartu kendali putih dan kuning atau lembar I dan II berserta surat asli dan tembusan diserahkan ke pencatat (unit kearsipan)
2) Pencatat
Tugas pencatat adalah :
• Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali
• Memberistempel instansi pada surat, serta menyiapkan sampul/amplopnya, dan diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya
• Kartu kendali lembar I disampaikan ke pengarah untuk disimpan dan berfungsi sebagai kartu control
• Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat berserta karu kendali lembar ke II yang telah diparaf dan dikembalikan ke unit pengelolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat.
• Kartu kendali lembar II tadi akhirnya diserahkan ke penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.
3) Pengarah
Tugas pengarah adalah:
• Menerima surat dan mengisi kartu kendali pada bagian indeks dank ode
• Menyimpan kartu kendali dan meneruskan surat asli, tindakan. Kartu kendali II dan III diteruskan ke petugas pengurus surat
4) Pengirim
Pengirim tugasnya:
• Menerima surat asli dan tindakannya disertai kartu kendali II dan III
• Memberi cap pada surat asli dan tindasan
• Melipat surat asli kemudian dimasukan ke dalam amplop, tindasan dan kendali II diteruskan kepada penata arsip
5) Penata
Penata, tugasnya menerima kartu kendali yang sudah diparaf oleh unit pengelolah (kartu kendali II), kartu kendali III disimpan. Dan kartu kendali II diserahkan kembali kepada unit pengolah.

b. Surat keluar rahasia
Untuk memproses surat keluar rahasia, perlu lembar pengantar dua lembar. Caranya, yaitu sebagai berikut :
1) Surat rahasia tidak diketik oelh petugas TU pihak yang bersangkutan, kemudian diberi cap dan nomor oleh unit pengeloah.
2) Disimpulakn dan disertai 2 lembar pengantar surat rahasia untuk diteruskan kepada bagaian pengirim surat.
3) Petugas pengirim surat meberi paraf, lembar pengantar 1 disertakan kepada unit pengelolah untuk disatukan dengan tindasan. Sedangkan lembar pengantar 2 disimpan di bagian pengirim surat.

c. Surat biasa keluar
Untuk memproses surat keluar yang bersifat biasa atau rutin hamper sama dengan surat rahasia biasa atau rutin hamper sama dengan surat rahasia menggunakan 2 lembar pengantar surat biasa.
1) Tugas unit pengelolah:
• Mencatat surat dengan menggunakan lembar pengantar rangkap2
• Kemudian diteruskan kepada pencatat surat
2) Pencatat tugasnya:
• Menerima surat yang dilampiri lembar pengantar
• Diberi tindasan dan lembar pengantar I dikembalikan kepada pencatat
• Lembar pengantar I, dismpan sebagai bukti bahwa surat telah disimpankan
• Memasukan surat asli ke dalam amplop, disampaikan kepada bagian expedisi untuk dikirimkan sesuai dengan alamat yang dituju.

PROSES PENYIMPAN SURAT ATAU DOKUMEN
A. MENGINDEKS
Sebelum kita melakukan proses penyimpanan surat, perlu dipahamidulu istilah dan saran yang berkaitan dengan proses penyimpanan. Salah satunya adalah indeks. Dilihat dari kepentingannya, ada tiga macam pengertian indeks, yaitu sebagai berikut :
1. Indeks dalam pengertian umum, yaitu merupakan alat bentu untuk menentukan suatu tempat
2. Indeks dalam perpustakaan, merupakan katalogisasi, indeks film, buku deskripsi,judul film, subjek masalah, atau nomor klasifikasi
3. Indeks dalam pengertian kearsipa, merupakan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali.
Dalam dunia perkantoran, biasanya indeksyang digunakan adalah sebagai berikut:
• Indeks numeric, yaitu suatu daftar atau surat yang disusun menurut nomor control atau disebut daftar infentarisasi.
• Indeks subyek, yaitu suatu daftar kata kunci yang disusun menurut abjad,sesuai dengan nomor control yang berkaitan dengan surat.
Indeks berguna untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip yang mempunyai kode dan kegiatan yang sama yang dimasukkan dalam satu berkas. Selain itu, indeks berfungsi sebagai sarana untuk penemuan kembali arsip.
Syarat-syarat dalam mengindeks adalah :
• Singkat, jelas, dan mudah dimengerti
• Berorientasi pada kebutuhan pemakai
• Merupakan kata yang mudah dimengerti
• Diambil atau ditentukan dari isi surat
Bentuk indeks sebenarnya boleh saja berupa buku, tetapi dalam hal ii akan sukar dalam penambahan secara alpabethis. Karena itu, untuk memudahkan penyimpanan dan penambahan abjadnya dibuatlah dalam bentuk kartu. Setiap koresponden mempunyai kartu indeks masing-masing .Untuk file setiap nama akan langsung dibuatkan indeksnya, sedangkan untuk file surat menggunakan dua kartu indeks yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeksnomor. Umumnya kartu indeks terbuat dari karton manila berukuran 12,5 cmuntuk panjang dan 7,5 cm untuk lebar.
Cara mengindeks surat atau dokumen dalam setiap sistem akan berada sesuai dengan system yang digunakan oleh kantor tersebut. Mengindeks, yaitu member kode atau judul pada surat untuk kepentingan penyimpanan. Dalam hal ini, petugas harus dapat menentukan judul surat tersebut dengan membaca dulu surat tersebut dan melihatdaftar kalsifikasinya agar penentuan judul tersebut tidak salah. Dalam penentuan judul harus terinci dan lengkap.

B. PENOMORAN SURAT
Sistem penomoran dalam suatu dokumen tidak terlepas dari sistem kearsipan. Sistem penomeran hendaknya memberikan identifikasi spesifik dari berbagai surat dalam subyek yang sama.
Dalam sistem karsipan, kita mengenal tiga sistem penomoran yaitu :
1. Sistem Deway Clasification
2. Sistem terminal digit
3. Sistem congres classification
Penggunaan sistem nomor sebagai penyimpanan surat maupun nonsurat, hendaklah disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja yang bersangkutan. Untuk menjadi patokan dalam penggunaan sistem ini, biasanya dalam kegiatan angka-angka.misalnya seorang akuntan dalam memfile surat bukti pembayaran atau memfile jasa bank, asuransi, dan data pegawai lebih efektif menggunakan sistem nomor,asal tidak melupakan alat bantu yaitu indeks.
Keuntungan menggunakan sistem nomor, yaitu:
1. Teliti
2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit
3. Perluasan nomor tidak terbatas
4. Tunjuk silang disusun bersama indeks
5. Indeks memuat semua koresponden
Dalam penomoran surat bila dilakukan setelah pembuatan konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuan penomoran ini adalah untuk diagendakan atau dicatat dalam buku agenda dan penomoran yang dilakukan pada surat yang akan disimpan. Untuk penomoran pada konsep surat, misalnya 245/KU/III/2004 artinya:
245 adalah nomor urut yang diambil dari buku agenda.
KU adalah masalah keuangan
III adalah bulan surat dibuat
2004 artinya tahun surat dibuat
Sedangkan penomoran yang dilakukan pada surat yang akan disimpan dilakukan dengan cara member judul pada kartu indeks dengan melihat kode klasifikasi. Untuk menyimpan surat dengan member cation pada kartu indeks biasanya menggunakan sistem kearsipan gabungan, baik sistem nomor atau yang lainnya, atau gabungan dua atau tiga sistem kearsipan.
Dalam penomoran surat dengan menggunakan sistem Dewy, dapat dibagi menjadi 10 kelompok ilmu pengetahuan. Sistem ini biasa disebut sistem decimal atau sistem persepuluhan, misalnya:
351 masalah kepegawaian
351.1 pengadaan
351.2 Pengangkatan
351.3 Mutasi
351.4 Jabatan dsb.
Penomoran yang menggunakan sistem terminal digit, deretan angkanya diurutkan dalam tiga bagian. Masing-masing bagian menunjukan tempat penyimpanan.
Misalnya:
102089 berarti
10 adalah nomor lembar guide
20 adalah nomor laci
89 adalah nomor map
Biasanya sistem tersebut, digunakan untuk dokumen yang sejenis misalnya faktur, surat penagihan, dan kartu lainnya. Dengan demikian,memberikan nomor pada surat yang disimpan akan mempermudah penemuan kembali surat atau dokumen yang kita perlukan.
C. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI DOKUMEN KANTOR
1. Proses penyimpana surat
Sebelum surat disimpan terlebih dahulu surat tersebut harus:
• Diperiksa kelengkapannya
• Diindeks
• Diberi kode
• Disortir
• Ditempatkan sesuai dengan sistem yang digunakan
Proses penyimpanan surat seperti urutan di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Memeriksa
Surat atau dokumen yang akan disimpan seharusnya terlebih dahul, apakah surat itu sudah layak disimpan atau belum. Di sini petugas harusteliti dalam memerikasa tanda relase mark yaitu tanda dalam surat bisa berupa stempel atau paraf. Pemeriksaan ini sangat penting utnuk proses penyimpanan.
b. Mengindeks
Mengindeks adalah proses penentuan judul dari sebuah suratatau dokumen untuk kepentingan penimpanan. Dalam hal ini, seorang petugas harus dapat menentukan judul dari surat tersebut sebagai pegangan dalam penemuan kembali.
c. Memberi kode
Setelah surat atau dokumen diindeks, petugas memberikan kode atau tanda pada surat yang akan disimpan dengan adanya tanda atau kode dalam surat, langkah selanjutnya petugas dapat mensortir ataupun menetapkan surat tersebut sesuai dengan sistem arsip yang benar.
d. Menyortir
Bila surat yang akan disimpan cukup banyak penyortian dilakukan penyortiran. Tujuan dari penyortiran tersebut adalah untuk mempermudah penempatan surat dalam tempat penyimpanan sehingga mudah untuk dicari.
e. Penyimpanan surat
Surat yang sudah diindeks, diberi kode, disortir kemudian ditemptkan atau disimpan dalam lemari arsip, laci sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan.
Dengan adanya proses penyimpanan yang teratur dan baik. Surat atau dokumen kantor yang diperlukan atau dibutuhkan kembali dapat di temukan dengan cepat, tanpa mencari-cari di setiap laci, cukup melihat kode klasifikasi tentang surat yang dibutuhkan dan melihat dari kartu indeks sesuai dengan sistem yang digunakan. Misalnya persoalan surat tersebut mengenai masalah keuangan dengan kode kalsifikasinya pembayaran tagihan telepan maka akan diberi kode tentang keuangan, sub-nya maslaah pembayaran reekning.
Untuk menyimpan surat tersebut, surat itu ditetapkan di belakang guide keuangan dalam map tagihan rekening. Urutan surat dalam map diatur dengan surat termuda tanggalnya disimpan paling depan, kemudian berurautan dengan tanggal berikutnya, sampai tanggal terakhir.
2. Proses penemuan kembali surat
Untuk menemukan kembali surat-surat yang telah disimpan sesuai dengan prosedur penyimpanan dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagi berikut :
1) Mencari kartu indeks
2) Melihat pada kartu indeks kode penyimpanannya, kemudian mencari pada laci kartu indeks,setelah ditemukan kode penyimpanannya mak langkah selanjutnya adalah mencari surat dalam map sesuai dengan judul yang dikehendaki.
Untuk menemukan kembali surat, perlu ditunjang oleh beberapa faktor, antara lain sebagai berikut:
• Kesederhanaan
Sistem penetapannya yang dipilih harus mudah .Maksudnya agar dapat dengan mudah dimengerti oleh pegawai yang lain, buka saja penata arsip.

• Ketetapan menyimpan surat
Sitem yang akan disimpan harus tepat cara penyampaiannya berdasarkan sistem yang digunakan sehingga memudahkan untuk penemuan kembali.
• Menjamin keamanan
Surat yang disimpan harus tehindar dari kerusakan pencurian atau bahaya lain.
• Memenuhi persyaratan ekonomis
Penyimpanan yang dilakukan harus menanfaatkan ruangan kantor yang ada serta operalatan dan biaya yang tersedia.
• Penempatan strategis
Tempat penyimpanannya harus mudah dicapai oleh setiap unit, sehingga tidak memerlukan waktu dan teanga yang banyak.
• Sistem yang dilakukan harus fleksibel
Dapat dengan mudah dikombinasikan bila ada perubahan untuk penyempurnaan atau perbaikan.
• Petugas harus memahami pengetahuan yang baik
Tentang cara penyimpanan dan penemuan kembali surat.












D. Evaluasi
Pilihan ganda :
Pilihlah jawaban yang benar di bawah ini dengan cara melingkari salah satu jawaban yang benar.

1. Dibawah ini yang tidak termasuk macam-macam dokumen kantor adalah ?
a. Warkat biasa b. Dokumen yang tidak penting c .Dokumen penting
d. Makalah

2. Berikut ini apa yang tidak termasuk proses surat masuk buku agenda ?
a. penyegelan b. Penyortin c. Pencatatan d. Penerimaan

3. Berikut ini untuk melihat lengkap tidaknya surat bisa dilihat dari ?
a. tanggal, penutup, pembuka, isi
b. tanggal, nomor, pembuka, penutup
c. pembuka, penutup, lampiran, isi
d. nomor surat, alamat surat, perihal, lampiran

4. Berikut ini yang tidak termasuk dalam penanganan surat dengan kartu kedali adalah ?
a. Surat penting b. Surat Biasa c. Surat pribadi d. Surat rahasia

5. Unit pengelolah dalam pengurusan surat masuk berikut ini yang tidak termasuk adalah?
a. Penerimaan surat b. Pengarah surat c. Penata surat
d. Pengumuman surat

6. Pengelolaan surat masuk biasa dan surat masuk rahasia pencatatannya menggunakan berapa surat pengantar ?
a. 1 lembar b. 2 lembar c. 3 lembar d. 4 lembar

7. Berikut ini yang tidak termasuk syarat dalam menghindeks ialah ?
a. singkat, jelas dan mudah dimengerti b. Berorientasi pada kebutuhan
c. kata yang mudah dimengerti d. Diambil dari penutup surat

8. Prosedur penyampaian surat terdiri dari beberapa hal dibawah ini. Bermikut ini yang tidak termasuk prosedur penyimpan ialah ?
a. Memeriksa b. Pemberian kode c. Pembuangan surat d. Penyortiran

9. Berikut ini adalah faktor yang menunjang pada poses pememuan kembali surat atau dokumen adalah ?
a. Penempatan yang strategis b. Ketepatan penyimpanan surat
c. Tidak terjaminnya keamanannya d. Kesederhanaan

10. Apa yang tidak termasuk proses penyimpanan surat dibawah ini ?
a. di indeks b. Diberi kode c. Disortir d. Diberi tanggal


Essay !!!

(1) Sebutkan jenis-jenis dokumen kantor ?
(2) Dalam penegasan surat teknik dan metode apa yang dapat digunakan dalam pengelolaan dokumen kantor?
(3) Apa tujuan dari penyortiran surat? Dan bagaimana prosedurnya ?
(4) Syarat apa saja yang ada dalam pembutan konsep surat?
(5) Sebutkan macam-macam lipatan surat yang Anda ketahui ?
(6) Sebutkan bentuk-bentuk surat yang biasa digunakan dalam dunia perkantoran?
(7) Jelaskan tentang :
a. Buku agenda tunggal
b. Buku agenda kembar
(8) Bagaimana prosedur pengarahan yang menggunakan lembar disposisi?
(9) Jelaskan prosedur penyimpanan surat masuk?
(10) Bagaimana proses pengelolaan surat keluar?
(11) Sebutkan macam-macam indeks dilihat dari kepentingannya?
(12) Jelaskan apa yang dimaksud dengan
a. Indeks numeriks
b. Indeks subjek
(13) Sebutkan syarat-syarat dalam mengindeks!
(14) Jelaskan cara memberi nomer pada surat yang akan disimpan, bagaimana proesedurnya?
(15) Jelaskan prosedur penyimpanan surat?
(16) Berikan contoh cara penyampaian dokumen sesuai dengan prosedur penyimpanan?
(17) Langkah-langkah apa saja yang dilakukan dalam penemuan kembali surat?
(18) Apa faktor yang menunjang dalam proses penemuan kembali surat atau dokumen?

Kunci jawaban pilihan ganda

1. D
2. A
3. D
4. C
5. D
6. B
7. D
8. C
9. C
10. D

DAFTAR PUSTAKA

• Anwar, Syamsul. 1997. Kearsipan. Bandung. Titian Ilmu.
• Tedjasutisna, Ating. 1990. Dokumentasi dan Perpustakaan. Bandung:Amrico.
• Zulkifly, Amsyah. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta :PT Gramedia.
• Widjaja,A.W. 1990. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawa Press.
• Slamet dan Sutno Syahban. 1996. Surat Menyurat Jilid 2. Surakarta: Setiaji.